Inhuur met beleid

Startdatum: 02 november 2015 - Publicatiedatum: 30 maart 2017
Organisatie: Amsterdam

In 2015 werd voor € 218 miljoen aan externen ingehuurd. Het inhuurbeleid was onvolkomen, warrig en complex en de informatievoorziening was beneden peil.

Wat was het doel van dit onderzoek?

Het doel van het onderzoek is om inzichtelijk te maken hoe het gemeentebestuur handelt op het gebied van externe inhuur. De focus ligt hierbij op het beoordelen van het gevoerde beleid en de wijze waarop hierover verantwoording aan de gemeenteraad wordt afgelegd. Tevens willen wij inzichtelijk maken met welke kosten de externe inhuur van medewerkers gepaard gaat en hoe deze zich verhouden tot die van de vaste krachten.

Wat zijn de conclusies?

De hoofdconclusie is dat van integraal en samenhangend inhuurbeleid in de gemeente Amsterdam nog geen sprake is. Het huidige beleid is te typeren als onvolkomen, complex en warrig. We concluderen verder nog het volgende:

  • De doelmatigheid en doeltreffendheid van het inhuurbeleid kan niet worden vastgesteld. Er zijn op basis van de praktijk wel vraagtekens te plaatsen. Prestatiedoelen worden vaak niet bereikt,     procedures rond inhuur zijn weinig efficiënt, de ingehuurde kennis wordt niet systematisch in de organisatie geborgd en er worden geen kosten-batenanalyses gemaakt.
  • Er zijn veel regels en afspraken. De twee belangrijkste documenten die de praktijk moeten sturen – de gedragscode en het protocol externe inhuur– verschillen echter inhoudelijk van elkaar en spreken elkaar soms tegen. De uitvoering van de regels blijft mede daardoor in de praktijk achter.
  • De verantwoording over externe inhuur aan de gemeenteraad is onvoldoende. De informatie in de begroting voorspelt de werkelijke kosten van externe inhuur slecht. Sinds 2010 wordt de begroting stelselmatig overschreden. Vanaf 2013 neemt ook de informatiewaarde van de begroting en de jaarrekening af. Met als absoluut dieptepunt 2015.

Wat zijn de aanbevelingen?

1. Zorg voor goede informatie over de aard en omvang van de externe inhuur.
2. Leg de uitgangspunten van het inhuurbeleid vast en vertaal deze naar adequate beleidsmaatregelen.
3. Zorg dat de volgende randvoorwaarden op orde zijn:

  • eenduidigheid in de definitie van externe inhuur en toepassing hiervan
  • inzicht in de strategische personeelsbehoefte (benodigde en reeds aanwezige capaciteit, expertise en vaardigheden)
  • een werkwijze waarbij het inhuurproces wordt gezien als een gezamenlijke (organisatie-brede) inspanning met duidelijke rol- en taakverdeling; betrouwbare (ondersteunende) ICT-systemen

4. Verbeter de informatievoorziening over externe inhuur in de P&C-cyclus.
5. Start op de korte termijn een verbeterproject en rapporteer aan de raad regelmatig over de voortgang.

Waarom ontbreekt adequaat beleid en een goede informatievoorziening?

Het college van B en W heeft al in 2008 de nut en noodzaak onderkend van adequaat beleid en goede informatievoorziening. Toch is het college daar nog niet in geslaagd. Wij zien daarvoor de volgende verklaringen:

  • Inhuur is complex en kent vele perspectieven
  • Geen passende bestuurlijke aandacht
  • Geen politieke consensus
  • Bestuurlijke ambivalentie
  • Afwijkingen zijn de regel
  • Organisatorische weeffouten
  • Ruimere bewegingsvrijheid dan bedoeld bij afspraken over uitzonderingen
  • Transparantie over uitzonderingen laat te wensen over
  • Administratieve warrigheid    

Hoe reageert het college op de aanbevelingen?

Het college neemt de vijf aanbevelingen over, maar wijst het voorstel om sturing op externe inhuur als risicovolle project aan te merken af. Het college geeft bij elke aanbeveling aan wat reeds in gang is gezet en wat het college van plan is te doen. In het nawoord gaat de rekenkamer nog in op een aantal elementen daarvan.

Wat was de aanleiding voor het onderzoek?

De rekenkamer heeft in 2014 een verkenning afgerond naar de inhuur van externen door de rve ICT. De uitkomsten van deze verkenning in termen van financiële omvang, de standpunten van voor- en tegenstanders van externe inhuur en de maatschappelijke en politieke invloed op de beslissing om in te huren waren voor de rekenkamer aanleiding om een onderzoek te starten naar de effectiviteit en efficiëntie van het inhuurbeleid van de gemeente Amsterdam. Daarbij hebben we ook een diepgaander onderzoek uitgevoerd bij ICT, Metro en Tram en stadsdeel Nieuw-West.

Hoe hoog zijn de kosten van externe inhuur?

Van alle gemeenten in Nederland huurde Amsterdam in 2015 het meest in. Landelijk gezien nemen sinds 2012 jaarlijks de kosten van externe inhuur toe. In Amsterdam zijn de kosten in 2016 ten opzichte van 2015 naar schatting toegenomen met circa € 18,8 miljoen, tot € 237,4 miljoen. Negen gemeentelijke organisaties huurden in 2015 meer dan 30% in. In 2016 was dat bij acht organisaties het geval. Uit de collegebesluiten en uit eigen onderzoek bij Metro en Tram en ICT blijkt dat veel externen langer dan één jaar worden ingehuurd.

Welke organisaties huren relatief veel in?

In 2015 zijn er negen organisatie die 30% of meer van hun kosten (externe inhuur- en personeelskosten) besteden aan externe inhuur en daarmee een grotere afhankelijkheid kennen van externe inhuur dan andere organisaties.
(Mocht het interactieve figuur niet willen laden probeer dan een andere browser of klik op deze link voor een statische weergave.)

Beleidsthema Grip op geld