Rekenkamer Metropool Amsterdam
  • Amsterdam
  • Zaanstad

Opvolgingsonderzoek Basisregistraties Adressen en Gebouwen

Laatste update: 1 juli 2014

In de afgelopen drie jaar heeft het college veel werk verzet om het stelsel van basisregistraties te verbeteren. Het realiseren van de aanbevelingen duurde echter langer dan gepland. Daarnaast zijn veel aanbevelingen nog niet volledig uitgevoerd, waardoor strategische voordelen nog niet zijn gerealiseerd.

Welke aanbevelingen zijn uitgevoerd?

Agendeer basisregistraties en realiseer voordelen:
in uitvoering

Zet de invoering en het gebruik van de basisregistraties op de politieke agenda en denk na over de te behalen voordelen in termen van geld en klantvriendelijkheid

Conclusie over opvolging

De BAG is op de politieke agenda gezet, terwijl over het behalen van financiële voordelen en het vergroten van de klantvriendelijkheid nog verder wordt nagedacht.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 25 

Werk de visie op het stelsel van basisregistraties uit:
gedeeltelijk

Werk in het Programma Basisinformatie de visie van het gemeentebestuur op het stelsel van basisregistraties uit.

  1. Kies een ambitieniveau dat gericht is op het behalen van strategische voordelen en het herontwerpen van processen.
  2. Formuleer doelstellingen en prestaties in termen van kwaliteit, tijd en financiën, en kies voor een duidelijk besturingsmodel zodat eenvoud, eenheid, efficiency en effectiviteit in de aansturing van het programma ontstaat.
  3. Stel een ambtelijk stelselbeheerder aan zodat eenvoud, eenheid, efficiency en effectiviteit in de aansturing van het stelsel van basisregistraties ontstaat
  4. Concretiseer dit per basisregistratie in een (uitvoerings)plan en besteed minimaal aandacht aan een integrale projectmatige aanpak met heldere doelstellingen, randvoorwaarden, uitgangspunten en doorlooptijden zodat op een tijdige invoering en gebruik van de basisregistraties kan worden toegezien.

Conclusie over opvolging

Deze aanbeveling is grotendeels opgevolgd. De stelselbeheerder heeft echter op een onvoldoende gestructureerde wijze toegezien op het verplichte gebruik en daarover niet gerapporteerd.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 30

Neem maatregelen om aan de wettelijke eisen te voldoen:
in uitvoering

Stel vast in welke mate wordt voldaan aan de wettelijke bepalingen voor beheer, gebruik en terugmelden met betrekking tot de BAG en zorg bij afwijking van de wettelijke norm voor een plan waarin is uitgewerkt welke stappen worden ondernomen om alsnog aan de (basis)vereisten te voldoen.

Conclusie over opvolging

Vastgesteld wordt in hoeverre aan de wettelijke normen is voldaan. Bij afwijking van deze normen ontbreekt soms een plan om alsnog aan de wettelijke normen te voldoen.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 35

Stel een ambtelijk stelselbeheerder aan:
uitgevoerd

Stel een ambtelijk stelselbeheerder aan zodat eenvoud, eenheid, efficiency en effectiviteit in de aansturing van de BAG ontstaat.
Werk een (communicatie)strategie uit en besteed hierbij ten minste aandacht aan:

  1. Het belang van het in kaart brengen van de wettelijke taken waarbij de BAG gebruikt moet worden.
  2. Het vaststellen van de consequenties voor processen, gegevens en ICT van het gebruik van de BAG.
  3. Een projectmatige aanpak met heldere doelstellingen, randvoorwaarden, uitgangspunten, doorlooptijden dat op het gebruik van de BAG toeziet.

Conclusie over opvolging

De stelselbeheerder is in december 2011 benoemd en een strategie is uitgewerkt om vast te stellen dat de BAG (voor publiekrechtelijke taken) wordt gebruikt.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 38

Ga over tot het verplicht gebruik van de BAG:
gedeeltelijk

Voer de strategie uit en ga over tot het verplichte gebruik van de BAG

Conclusie over opvolging

Het college heeft onderzocht of de BAG in december 2012 voor publiekrechtelijke taken werd gebruikt. Op het verplichte gebruik wordt echter op een onvoldoende gestructureerde wijze toegezien.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 39

Werk een strategie uit voor terugmeldingen:
gedeeltelijk

Werk een (communicatie)strategie uit waarbij het besef vergroot wordt dat onjuiste BAG-gegevens teruggemeld moeten worden en dat terugmeldingen tijdig worden opgelost. Besteed in de strategie ten minste aandacht aan:

  1. Het belang van terugmelden voor de organisatie en de gemeente als geheel.
  2. Wat onjuistheden zijn en wanneer deze moeten worden teruggemeld.
  3. Het belang van het tijdig oplossen voor de organisatie als de gemeente als geheel.
  4. De prikkels die aan gebruikers, beheerder en leveranciers van BAG-gegevens kunnen worden gegeven om het terugmelden en het tijdig oplossen van terug­melding te stimuleren.
  5. Het vaststellen van de consequenties voor processen, gegevens en ICT voor het terugmelden.
  6. Een projectmatige aanpak met heldere doelstellingen, randvoorwaarden, uitgangspunten, doorlooptijden dat op het gebruik van de BAG toeziet. 

Conclusie over opvolging

Het belang van terugmelden is benadrukt, wordt gefaciliteerd en is onderzocht. De aanbevelingen uit het terugmeldonderzoek zijn niet systematisch opgepakt, het terugmeldproces bevat een bewijsvereiste en prikkels ontbreken om terugmeldingen tijdig op af te handelen.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 47

Meld onjuiste gegevens terug en los terugmeldingen tijdig op:
gedeeltelijk

Meld onjuiste BAG-gegevens terug en los terugmeldingen tijdig op

Conclusie over opvolging

Ondanks dat veel terugmeldingen niet binnen de wettelijke termijn van zes maanden wordt afgehandeld, worden onjuiste gegevens nog steeds teruggemeld.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 48

Werk een visie BAG voor de middellange termijn uit:
gedeeltelijk

Werk in het (uitvoerings)plan de visie van het gemeentebestuur op de BAG uit.

  1. Kies een ambitieniveau dat gericht is op het behalen van strategische voordelen en het herontwerpen van processen.
  2. Formuleer doelstellingen en prestaties in termen van kwaliteit, tijd en financiën, en kies voor een duidelijk besturingsmodel zodat eenvoud, eenheid, efficiency en effectiviteit in de aansturing van het plan ontstaat.
  3. Besteed minimaal aandacht aan een integrale projectmatige aanpak met heldere doelstellingen, randvoorwaarden, uitgangspunten, doorlooptijden dat op een tijdige invoering en gebruik van de basisregistraties toeziet.

Conclusie over opvolging

Voor de middellange termijn is een ambitieniveau gekozen dat gericht is op het behalen van strategische voordelen. Het gekozen besturingsmodel is duidelijk maar schiet in de praktijk op twee punten tekort. Zo ontbreekt een projectmatige aanpak en worden verantwoordelijkheden niet waargemaakt.

Rekenkamerbrief: p. 4

Onderzoeksrapport: p. 50

Amendement – Regeling Risicovolle Projecten:
in uitvoering

In de raadsvergadering 9 november 2011 is unaniem het amendement aangenomen om de implementatie van de basisregistraties onder de Regeling Risicovolle Projecten te plaatsen. De achterliggende gedachte was dat de raad steeds uitvoerig zou worden geïnformeerd over de basisregistraties.

Conclusie over opvolging

Over de BAG is de raad in het kader van de regeling risicovolle projecten frequent geïnformeerd. Over de overige basisregistraties is de raad beperkt geïnformeerd.

Onderzoeksrapport: p. 53

Welke drie aandachtspunten zijn geformuleerd?

1. Realiseer strategische voordelen met basisregistraties: wees uitdagend

Het college heeft in mei 2014 nog steeds geen goed inzicht in de kansen van de basisregistraties. De dienst Basis Informatie wil het college eind 2014 informeren over de kansen om het primaire proces te verbeteren met goede basisregistraties. Om die eventuele kansen te realiseren is er echter meer nodig. Dat vraagt om prikkels en inspanningen vanuit het bestuur en de directies van de clusters en RVE’s.

Rekenkamerbrief: pagina 6

2. Verhoog kwaliteit basisinformatie: wees praktisch

Vanwege eigen efficiency worden meldingen over onjuistheden in de BAG vanaf september 2013 slechts in behandeling genomen als deze van bewijs zijn voorzien. Om deze beslissing uit te leggen is er een aanvullend afhandelingproces. Wij vinden dit niet praktisch. Waarom wordt een melder bij twijfel niet telefonisch benaderd? Uiteindelijk is de efficiency van de hele organisatie het meest gediend als de basisregistratie snel op orde is. Snel reageren en snel afhandelen is daarom belangrijk. Qua snelheid gaat het nog maar weinig beter dan in 2011. In april 2014 zijn er 315 terugmeldingen die al langer dan de wettelijke termijn van 6 maanden in onderzoek zijn. Een overkoepelend plan om dit op te lossen ontbreekt.

Rekenkamerbrief: pagina 7

3. Voer serieus het amendement uit

Het college heeft de raad snel geïnformeerd over het binnengemeentelijke gebruik van de BAG. De raad is echter veel minder frequent geïnformeerd over de implementatie van de andere basisregistraties. Het college besloot in januari 2013 om in 2013 één keer te rapporteren en vanaf 2014 elk halfjaar te gaan rapporteren. Dit besluit werd ter kennisname naar de commissie AZ gestuurd, maar is niet geagendeerd. Gegeven het amendement had het voor de hand gelegen om de raad actief te kennen in dit besluit en de raad uit te nodigen om zijn wensen en bedenkingen hierover kenbaar te maken. De eerste voortgangsrapportage (februari 2014) is opgesteld en staat gepland voor de eerste raadscommissievergadering na het zomerreces.

Rekenkamerbrief: pagina 7