Kwaliteit van informatie: verplichte archivering niet op orde
Kwaliteit van informatie
Over het thema Kwaliteit van informatie
De gehele beleidsvorming en -evaluatie staat of valt met de kwaliteit van informatie. Maar voordat informatie zinvol gebruikt kan worden in het beleidsproces, dienen gegevens eerst zorgvuldig verzameld, vastgelegd en verwerkt te worden. We zien echter met regelmaat dat de betrouwbaarheid, volledigheid en toegankelijkheid van deze gegevens, en de daaruit voortkomende informatie, problematisch is. Ook signaleren we tekortkomingen in hoe de gemeente beschikbare informatie gebruikt in het beleidsproces. Dit heeft uiteindelijk zijn weerslag op het zicht en de grip van het stadsbestuur op een beleidsveld.
Over het thema Kwaliteit van informatie
De gehele beleidsvorming en -evaluatie staat of valt met de kwaliteit van informatie. Maar voordat informatie zinvol gebruikt kan worden in het beleidsproces, dienen gegevens eerst zorgvuldig verzameld, vastgelegd en verwerkt te worden. We zien echter met regelmaat dat de betrouwbaarheid, volledigheid en toegankelijkheid van deze gegevens, en de daaruit voortkomende informatie, problematisch is. Ook signaleren we tekortkomingen in hoe de gemeente beschikbare informatie gebruikt in het beleidsproces. Dit heeft uiteindelijk zijn weerslag op het zicht en de grip van het stadsbestuur op een beleidsveld.
Verplichte archivering niet op orde
Wat is het probleem?
Archivering van documenten is belangrijk. Het vasthouden van beslissingen, onderbouwingen en correspondentie is verplicht vanuit de archiefwet. Daarnaast is een goed archief belangrijk om te kunnen verantwoorden, te kunnen leren van ervaringen in het verleden en om als organisatie zelf kennis te borgen. In essentie dient een dossier in het archief compleet, toegankelijk en authentiek te zijn. Met regelmaat blijkt dit een knelpunt.
Hoe kan het beter?
- Organiseer het archiveringsproces zodanig dat er discipline ontstaat om te archiveren:
- Gebruik waar mogelijk vaste, formele structuren voor de informatieopslag.
- Definieer en beleg de verantwoordelijkheden en taken rondom dossiervorming en archivering.
- Bewaak de tijdigheid van archiveren en ‘bevriezen’ van documenten.
- Betrek degenen die de documenten nodig hebben in de uitoefening van hun functie bij het vormgeven van het archief.
Projecten
Gemeentelijke rioolwatertaken (2021). Het is onduidelijk waar het ‘Waternetarchief’ zich binnen de gemeente bevindt en wie daar verantwoordelijk voor is. Waar de gemeente niet meer beschikte over belangrijke documenten, was het overgrote deel hiervan wel voorhanden bij Waternet. Deze informatieasymmetrie draagt bij aan de gemeentelijke afhankelijkheid van Waternet.
Fietsvriendelijke kruispunten (2020). De dossiervorming over kruispunten is veelal fragmentarisch en niet systematisch. Per kruispunt is niet afzonderlijk vastgelegd wat de kosten en opbrengsten van maatregelen zijn, informatie over eerder aangepaste kruispunten is niet gedocumenteerd en evaluaties zijn slechts deels vastgelegd.
Leges bij vergunningsaanvragen (2019). Het gemeentelijk archief rondom de leges is onvoldoende op orde; we ontvingen onbedoeld onjuiste versies van documenten en enkele documenten ontbraken waardoor bepaalde beslissingen niet verifieerbaar zijn.
Inhuur met beleid (2017). De archivering van inhuurdocumenten schiet tekort.
Beheer en onderhoud bruggen (2015). Informatie over verrichte beheer- en onderhoudswerkzaamheden is versnipperd aanwezig in de organisatie en niet goed (toegankelijk) vastgelegd. Voor het digitaliseren van papieren archieven is geen gestructureerde werkwijze.
Gemeentelijke rioolwatertaken: inrichting
- Bestuur en ondersteuning
- Deelnemingen en samenwerking
- Riolering
- Volksgezondheid en milieu
Gemeentelijke rioolwatertaken: inrichting
Over het onderzoek
Het riool heeft een belangrijke rol in onze samenleving. De gemeente Amsterdam is verantwoordelijk voor een goede werking van het riool en laat de uitvoering en het beheer ervan over aan Waternet. In dit eerste deelonderzoek naar de gemeentelijke rioolwatertaken onderzochten we de inrichting en aansturing van de gemeentelijke rioolwatertaken. De centrale vraag is: in hoeverre voeren de verschillende partijen de gemeentelijke rioolwatertaken in Amsterdam adequaat uit?
De resultaten in 2021
Op hoofdlijnen werkt de huidige inrichting naar behoren. Over het ontwerp is goed nagedacht. En de gemeente, AGV en Waternet zijn tevreden. We vinden wel dat de inrichting heroverwogen moet worden. Deze is sinds de oprichting in 1997 vrijwel niet veranderd. Door het succes van de samenwerking zijn belangrijke punten uit het oog verloren. Er zijn geen evaluaties, heroverwegingen en herijkingen geweest. Hierdoor is de toekomstbestendigheid van de inrichting in gevaar gekomen. Dit resulteert in incidenten en problemen. Ook is er sprake van een gebrek aan professioneel-kritische houding van het stichtingsbestuur naar de directie toe.
Fietsvriendelijke kruispunten
- Handhaving
- Infrastructuur
- Veiligheid
- Veiligheid
- Verkeer en vervoer
- Verkeer, vervoer en waterstaat
Fietsvriendelijke kruispunten
Over het onderzoek
Het college wil meer Amsterdammers op de fiets en wil het fietsen aantrekkelijker maken, zo staat in het Meerjarenplan Fiets 2017-2022. Daarbij is een van de doelen het verbeteren van de doorstroming, het comfort en de verkeersveiligheid op kruispunten. Wij onderzochten de maatregelen die de gemeente Amsterdam heeft genomen om tien van de drukste kruispunten in Amsterdam vóór 2022 fietsvriendelijk te maken, met een budget van € 1,6 miljoen.
De resultaten in 2020
Het college hanteert een innovatieve aanpak om haar doelen te realiseren. Twee van de tien fietsvriendelijke kruispunten zijn gerealiseerd. Het is onwaarschijnlijk dat alle kruispunten tijdig kunnen worden aangepakt. Het oorspronkelijke budget (€ 1,6 miljoen) is niet toereikend en zal worden overschreden. Hoewel de aangepakte kruispunten iets zijn verbeterd in het voordeel van de fietser, verwachten we niet dat de kruispunten op korte termijn volledig fietsvriendelijk worden. Het college houdt ook rekening met de belangen van andere verkeersdeelnemers en bovendien is de ruimte op kruispunten in Amsterdam schaars.
Leges bij vergunningaanvragen
- Bestuur en ondersteuning
- Economie
- Economie
- Financieel beheer
Leges bij vergunningaanvragen
Over het onderzoek
Wanneer inwoners en ondernemingen van de gemeente Amsterdam een vergunning aanvragen, moeten ze daarvoor een vergoeding betalen aan de gemeente. Dit zijn leges. Het is een bestuurlijke keuze om de kosten geheel door de aanvrager van de vergunning te laten betalen of deels uit de algemene middelen te betalen. Met Leges bij vergunningaanvragen gaven we inzicht in de rechtmatigheid, doelmatigheid en transparantie van de gemaakte en de te maken keuzes bij het bepalen van de hoogte van de legestarieven bij vergunningaanvragen.
Resultaten in 2019
We concluderen onder andere dat het legesproces kwetsbaar is en meer aandacht vraagt. Het college past niet alle gemaakte keuzes toe, er zijn onvoldoende interne controles, interne kennis wordt onvoldoende benut, de archivering is niet op orde en de verantwoordelijkheden zijn onoverzichtelijk.
Inhuur met beleid
- Bestuur en ondersteuning
- Financieel beheer
Inhuur met beleid
Over het onderzoek
De discussie over externe inhuur en de wens tot regulering speelt bij verschillende gemeenten. Dit geldt ook voor Amsterdam. Regulering is lastig omdat gemeenten te maken hebben met meer taken, terwijl er ook een streven is naar compacte en flexibele organisaties. Bij veel gemeenten is er ook met een mismatch tussen personeelsvraag en –aanbod door uitstroom van ervaren medewerkers, vacaturestops en een lage interne doorstroom. Door deze ontwikkelingen en de publieke en politieke aandacht voor externe inhuur wordt de bestuurlijke afweging om al dan niet in te huren complex. Met Inhuur met beleid wilden we inzichtelijk maken hoe het gemeentebestuur handelt op het gebied van externe inhuur.
Resultaten in 2017
De hoofdconclusie is dat in de gemeente Amsterdam nog geen sprake is van integraal en samenhangend inhuurbeleid. Het huidige beleid is te typeren als onvolkomen, complex en warrig. We doen vijf aanbevelingen om het beleid te verbeteren. En om een adequate informatievoorziening te realiseren, zodat in de toekomst doelmatige en doeltreffende inhuur wel mogelijk is, en kan worden gecontroleerd.
Beheer en onderhoud bruggen (2015)
- Bestuur en ondersteuning
- Infrastructuur
- Niet-financiële bedrijfsvoering
- Veiligheid
- Veiligheid
- Verkeer, vervoer en waterstaat
Beheer en onderhoud bruggen (2015)
Over het onderzoek
In de gemeente Amsterdam liggen circa 1.900 bruggen. De centrale stad van de gemeente Amsterdam is verantwoordelijk voor het gehele beheer en onderhoud van de circa 280 bruggen in de stedelijke infrastructuur van de stad. De stadsdelen zijn verantwoordelijk voor het gehele beheer van het overgrote deel van de overige ongeveer 1.420 bruggen. In dit onderzoek bekeken we in hoeverre het beleid voor beheer en onderhoud van bruggen in Amsterdam doelmatig en doeltreffend was.
De resultaten in 2015
We kwamen tot de conclusie dat het (nog steeds) ontbreekt aan uitgewerkt beleid voor het beheer en onderhoud van de Amsterdamse bruggen. Bovendien was het lastig te doorgronden hoe de gemeente in de praktijk de ongeveer 280 bruggen beheert en onderhoudt. We konden daarom niet vaststellen of het beleid voor het beheer en onderhoud van bruggen doeltreffend en doelmatig is.